文書管理・スキャニングのことならジェイ･アイ･エム

契約書の管理は特に苦労が多い！契約書管理のご要望例

ジェイ・アイ・エムの契約書管理ソリューション

契約書の管理は、一般的なオフィス文書に比べて、管理に手間がかかります。
スキャニングすればメリットがあるのはわかっていても、社内で実施するのは困難なものです。
そこでジェイ・アイ・エムでは、電子化や管理ツールにより、お客さまの契約書管理をサポートいたします。

契約書スキャニングサービス

スキャニングのお悩みポイント

契約書は袋とじ形式が多いから社内リソースだけでスキャニングするのに時間がかかり大変。

スキャニングをするのに複合機を占有してしまう。しかし、契約書スキャニング用にスキャナーを追加購入するほどではない。

契約書のスキャニングはジェイ・アイ・エムがお受けします

• 袋とじや薄い紙の契約書にも対応できる専用スキャナーを多数保有。大量の契約書も短期間で電子化します。
• オフィスから持ち出さず、お客さまの社屋内に、機材と運営チームを派遣するオンサイト方式で、作業を実施することも可能です。
• 袋とじ専用のスキャナーで、作業に慣れた専門スタッフがおこなうため、高品質のデータをご提供。短期間でデータを作成します。

作業の流れ

契約書スキャニング用に使用する機材について

契約書は通常、袋とじになっているため、高速のオートフィーダーが付属されたスキャナーを使用することができません。

資料の状態に合わせてフラットベットスキャナかブックスキャナでスキャニングします。

ブックスキャナの場合、中央部の補正がある程度可能です。

費用

スキャニング費用やインデックス（属性情報）入力は、スキャニング ＞ 標準価格パッケージをご覧ください。

Excelによる契約書管理ツールの作成

「文書管理システムはあるため、システムは不要」「システムを導入するほどではない。管理台帳で十分。」という

お客さまのご要望にあわせた契約書管理台帳をExcelベースで構築します。

契約書管理ツールの特徴

• 契約管理にかかる情報を台帳化し、契約内容の一覧化。
• 入力項目を選択肢式にしたり、入力ルールを設定したりすることで、入力の手間を効率化。
• スキャニングした電子データはファイルサーバーで管理します。契約情報としてファイルパスをセットしておくことで、簡単に表示することが可能。
• 契約期間満了が近い案件や失効している案件などを抽出できるようにし、契約満了（失効）・契約更新の管理を効率的に実施。
• パスワード入力ダイアログの表示など、パスワード認証を実施することが可能。

ツール開発/システム開発をご覧ください。