文書管理・スキャニングのことならジェイ･アイ･エム

給付金支給業務で私たちがご支援できる項目

サービス概要

サービスの流れ

※2014年度の臨時福祉給付金業務を参考にしたフローです。

サービスの特徴

申請書の作成・印刷・発送業務

申請書は、専門的な知識、スキルが必要な「ユニバーサルデザインコーディネーター」有資格者がデザインを製作。
通数管理システムと厚み検証装置の２重チェック体制で、同一封筒に異なった発送先の通知物を混入することを防止します。

申請書の受付・内容確認、不備処理、データ作成業務

• 内容確認がスムーズに実施できるよう、あらかじめ協議をおこない、イレギュラーにも対応できる手順書を作成。
• 受け付けた申請書は全てスキャニング、画像データを作成。
• 内容や添付書類に不備があったものは、すべて記録。記録した情報にもとづき不備通知を作成。
• 振込データ等個人情報の入力は、画像データを項目毎に切出し、項目単位で入力。個人の特定を不可能に。

支給（不支給）決定通知書の発送

• 自治体様で決定された支給・不支給フラグにもとづき、各決定通知書を発送。
• 支給の場合は、給付金が振り込まれる口座情報と金額を通知書に印字。
• 不支給の場合は、その理由を通知書に印字。

申請1件単位のステータス（工程）管理

• 申請書の受付から支払完了までの全工程と不備内容を、工程管理システムにより、申請1件単位で管理。
• 管理しているステータスは自治体様やコールセンターで情報を共有。

※ 進捗情報のやり取りに個人名を含まないため流出リスクを抑制します。

コールセンター業務

• 申請書類記入内容等の問合せ、記入内容・口座確認書類等の不備確認架電業務の実施。
• 本業務専用の電話回線を設置。
• 迅速に対応できるよう、あらかじめ協議をおこない、質問・回答のマニュアルを作成。
• 受付状況や不備内容の情報共有で、オペレーターが申請者の受付状況に回答可能。

サービスの５つのポイント

1. ワンストップサービス

   受付･入力業務を担当するジェイ・アイ・エムが主体となり、統括的に管理。
   印刷･発送、コールセンターの各パートナー社とトータルでサポート。

2. 工程管理システムで確実な工程管理

   受付状況・支給状況を追跡可能。
   作業もれ防止機能で支給ミスを防止。
   申請書不備の状況は全て記録し万全なお問い合わせ対応。

3. 切出しイメージエントリで個人情報保護

   切出しイメージによるエントリで個人情報の特定が不可能。
   全銀協フォーマットに対応したデータの作成が可能。

4. 申請者個人からのお問い合わせ対応

   工程管理システムにより、個々の受付状況にご対応可能。

5. 政令指定都市における実績

   2014年に実施した政令指定都市での臨時福祉給付金業務のノウハウを活用。
   それ以降、同様の業務を継続対応。

万全なセキュリティー環境下である
ジェイ・アイ・エム平和島センターにて実施

庁舎内で業務を実施しようとすると…

• 自治体様内での作業スペースとともに日々入荷する大量の申請書の保管スペースの確保が必要。
• システムへの登録やデータ入力作業に対応した電気工事・ネットワーク工事が必要。
• 申請量の入荷ピーク時と閑散時により、作業スペースの拡大・縮小を柔軟に対応する必要あり。
• 大量の申請書や、個人情報を保有するシステムを保管するため、作業スペースのセキュリティー確保は必須。

平和島センターで業務を実施する場合

給付金業務における実証実験のご紹介

横浜市プレミアム付商品券(令和元年)の申請内容確認作業でAI画像認識技術を適用した実証実験を実施

2019 年 10 月の消費税率引き上げの影響緩和策として販売された横浜市プレミアム付商品券の住民税非課税者分申請受付業務に、人手に代わり AIと画像認識技術を用いたシステムを適用する実証実験を実施し、業務効率化の効果検証を行いました。
実証実験の結果、事務作業の品質を落とさず、点検作業の効率化が可能であることを確認できました。