文書管理・スキャニングのことならジェイ･アイ･エム

メリットをひとつひとつ解剖します

スキャニングのメリット

1. 実務における効率化：情報共有と迅速な問い合わせ対応
2. オフィス空間の最適化：スキャニングによる省スペース化
3. コスト削減の実現：効率化とスペース活用による費用削減
4. セキュリティの強化：電子データによる文書管理
5. 紙文書の安全な長期保管：災害対策と原本の保護
6. 環境への配慮：スキャニングによるCO²削減と紙資源の節約

＜メリット1＞実務における効率化：情報共有と迅速な問い合わせ対応

スキャニングがもたらす最大のメリットの一つは｢業務効率化｣です。
スキャニングすることで、情報の共有化、検索性の向上、迅速な問い合わせ対応が可能となります。これによって、日常の業務がよりスムーズかつ効率的に進行します。
さらに、紙文書と電子データの併用をやめることで、運用の効率化が図られ、ファイリングの手間も削減されます。
スキャニングがどのように実務に影響を与えるのか、具体的な業務シナリオを通して説明いたします。

情報共有化による業務効率化の具体例

例えば、複数の部門から成り立っている業務プロセスでは、関係者が必要な情報を得るためには物理的に文書を探し出し、共有する必要があります。
各部門で紙文書を保管している場合、このプロセスは時間がかかり、情報の伝達遅延を引き起こします。
→スキャニングすれば、文書がデジタル化され、クラウドや社内ネットワーク上で簡単に共有できるようになります。これにより、どの部門からでもリアルタイムで必要な文書にアクセスでき、プロジェクトの進行がスムーズになります。

検索性向上による時間節約の具体例

例えば、特定の顧客情報や過去の取引記録を探す必要がある場合、紙の文書では、関連するファイルや書類を物理的に探し出す必要があり、これには多くの時間が費やされます。
→スキャニングすれば、キーワード検索によって数秒で見つけることができます。これにより、検索に費やす時間を大幅に削減し、他の重要な業務に集中できるようになります。

迅速な問い合わせ対応の具体例

例えば、顧客からの問い合わせに対応するカスタマーサービス部門において、契約書や申込書など紙のままで保管している場合、顧客の問い合わせに対する回答を見つけるために時間がかかり、顧客満足度が低下する可能性があります。
→スキャニングすれば、文書は即座にアクセス可能で、顧客からの問い合わせに迅速に対応できます。これにより、顧客満足度が向上し、企業の信頼性が高まります。

紙と電子の併用中止による効率化の具体例

例えば、ワークフローシステムを導入したものの、過去に作成された文書は紙のままで、これらの文書も頻繁に参照される状況だったとします。
過去の紙文書にアクセスする際には、物理的なファイルを探し出し、必要な情報を見つけるために時間がかかります。このため、業務の一部がデジタル化されているにもかかわらず、全体の効率は依然として低いままです。
→過去の紙文書もスキャニングしてデジタル化し、ワークフローシステムに統合すれば、すべての文書が一元的に管理できます。業務の一貫性が保たれ、効率が大幅に向上します。

ファイリングの省力化による時間節約の具体例

例えば、紙文書のファイリングをする場合、タグシールやインデックス紙を用意しファイル名を記載して、角を整えて穴をあけ、ファイルにとじ、キャビネットにしまう、という作業があります。また、キャビネットにファイルを収納するスペースがなければ、スペースをつくるところから行う必要があります。
→スキャニングの場合、複合機でスキャンした後、適切なファイル名をつけて、該当フォルダに保存します。手作業のファイリングより大幅に時間を省けます。

＜メリット2＞オフィス空間の最適化：スキャニングによる省スペース化

電子データであれば、コンパクトなメディアやハードディスクに大量に入れられ、省スペース化を可能にします。
例えば、オフィス文書であればキャビネット3.5～4本分がDVD１枚程度におさまります。

5段キャビネット１本分のオフィス文書量：25,000枚(1段5,000枚×5段)、PDFデータ１画像の容量：約50KB（モノクロ、表面のみ）、DVD１枚の容量：94,000画像

＜メリット3＞コスト削減の実現：効率化とスペース活用による費用削減

業務効率化と省スペース化によるコスト削減と費用対効果例をご説明します。

1人が1日のうちに、会社で紙文書を探す時間は平均10分～20分といわれています。
紙文書をスキャニングすることで、この検索時間を1日平均10分減らせれば大幅なコスト削減が可能です。

スペースコストの削減

文書の保管してるスペースもロスになっていませんか。スキャニングすることで、文書が占有していたスペースを他の生産的リソースに置き換えたり、保管室そのものをなくしたりと、大幅なコスト低減につながります。

スキャニングによる費用対効果

スキャニングで削減できるコストは、検索性向上による時間コストとスペースコストだけで年間1,854,000円（=時間コスト1,584,000円＋スペースコスト270,000円）となります。
スキャニング費用が1枚10円だった場合、1年で十分効果が得られます。

＜メリット4＞セキュリティの強化：電子データによる文書管理

紙文書をスキャニングすることで、文書の管理におけるリスクを軽減し、安全性を高めることが可能です。

アクセス制限によるセキュリティ確保

機密文書を施錠式キャビネットに保管していても、日中は鍵が開けられたままになることが多く、監視が困難です。また、機密文書と一般文書が同じ場所に保管されているため、誤って機密情報が漏洩するリスクがあります。
これらの紙文書を電子化することで、アクセス権限を厳格に管理できます。電子ファイルにパスワードを設定したり、フォルダにアクセス制限を設定することで、特定の従業員のみがアクセスできるようにすることが可能です。これにより、機密情報の誤用や漏洩のリスクが大幅に低減されます。

スキャニングによる紛失リスクの抑制

紙文書の紛失は、事務所内での管理の不手際や外出先での置き忘れ、落下などによって発生します。これにより、重要な情報が第三者の手に渡るリスクがあり、個人情報の漏洩や悪用の恐れがあります。また、紛失した書類の再作成には時間と労力が必要で、業務の遅延や信頼の失墜など、企業にとって大きな損失となります。
紙文書をスキャニングしデータにすることで、物理的な紙書類の保管や運搬の必要がなくなり、紛失のリスクが大幅に低減されます。

＜メリット5＞紙文書の安全な長期保管：災害対策と原本の保護

紙文書は火災、水害、地震などの自然災害によって容易に損傷を受ける可能性が高く、これにより重要な業務文書や貴重な記録が失われるリスクが存在します。また、紙文書は時間の経過とともに劣化し、情報が読み取れなくなることもあります。
スキャニングは、これらのリスクを軽減する有効な手段です。紙文書をデータ化し、クラウドやセキュアな場所に保存することで、災害発生時でもデータの損失を防ぐことが可能になります。電子データは時間の経過による劣化がないため、長期間にわたって安全に保管することができます。
スキャニングにより、災害時のリスク管理が強化され、重要な業務文書や貴重な記録を安全に保管できます。これにより、災害発生時の業務中断を最小限に抑え、迅速な復旧が可能となります。さらに、長期間にわたる文書の安全な保管は、企業の歴史や知識の継承を確実に行うための重要な手段となります。

＜メリット6＞環境への配慮：スキャニングによるCO²削減と紙資源の節約

スキャニングによる文書のデジタル化は、環境保護にも大きく貢献します。紙の使用量を削減することは、森林資源の保護に直結し、CO²排出量の削減にも繋がります。紙文書の生産と廃棄には、エネルギー消費とCO²排出が伴います。スキャニングにより、これらのプロセスが不要になるため、企業の環境負荷を大幅に軽減できます。
また、紙文書の配布やコピーが不要になることで、無駄な紙の消費を防ぎます。これにより、環境保護に貢献すると同時に、コスト削減も実現できます。
スキャニングは、企業が社会的責任を果たし、持続可能なビジネスを行う上で重要な役割を担います。

このように、スキャニングは単に業務効率化を図るだけでなく、環境への配慮という大きなメリットを提供します。企業が環境保護に積極的に取り組むことは、社会全体への貢献にも繋がり、企業のイメージ向上にも寄与します。