厚紙を二つ折にした形状をしており、頻繁に出し入れする書類を小分類ごとに挟んで保管するのに適しています。
データをある条件ものと仕分ける処理において、条件を満たすレコードに目印として入力するテキストのことです。
「○○の場合、1を入力し そうでない場合はゼロを入力する」など、数値を用いることが多いです。
例えば、住所録に発送済のレコードに1を入力する欄を設けて「発送済みフラグ」としておけば、後で発送済のレコードだけを抽出したいときに、容易に対象のデータを集めることができます。
フォルダーと同程度の綴り幅の厚紙に2つの穴で書類をとじます。幅は1～2cm程度。小規模に分類して蓄積し、閲覧したい書類の保管に向いています。取引先単位、個人単位の定型文書の管理に適しています。
担当者による判断の違いによって文書の廃棄や保管の状況にばらつきがでないように、文書の管理について定める全社統一のルール。文書管理がこうあるべきだという概念的な原則をさだめる「文書管理規程」、「文書管理細則」、「文書保存年限表」などの上位規程 と、上位規程を図解などして分かりやすく解説・補足説明した「文書管理ガイドライン」、実務に合わせて書き下ろした「マニュアル」などの下位規定の2段階に分けて規定すると管理がしやすくなります。
上位規程は、ISO認定取得などの過程で作られていることが多いですが、それだけでは内容が抽象的過ぎて全社レベルで実務に浸透させるのには無理があります。文書管理ガイドラインやマニュアルで、分かりやすく周知徹底させることが、文書管理を永続的にする鍵となります。
電子化文書(紙文書をスキャニングして電子データに変換した文書）や、電子文書をコンピュータ上のストレージに保存して管理するシステム。格納されている文書の検索や閲覧、配付、承認処理、廃棄などの一連のワークフローを文書管理システム内でできるようにすることも可能です。
文書の作成、閲覧、配付、配置、移管、（紙⇔電子媒体⇔マイクロフィルムなどの）メディア変換から廃棄に至るまでのライフサイクルを通して、使いやすくなおかつ保管方法やスペースに無駄がないように、文書を体系的に管理すること。
文書情報管理をおこなうことは、単に文書の使い勝手を向上させるだけでなく、オフィスの作業スペースや、ミーティングスペースを拡大できたり、業務の能率が向上することで人件費の削減ができたり、顧客満足度の大幅な向上にもつながります。
ジェイ・アイ・エムが手掛けた導入事例もご紹介していますのでご覧ください。
文書情報管理を遂行するために必要な、技術的な知識および技能、また関係のある法令や規格などの知識を有する資格。技術的な知識は主にイメージ文書や、マイクロフィルム文書の作成とデータの適切な管理に関するもので構成されています。中でも、上級文書情報管理士はあらゆる分野において最適な文書情報管理の仕組みを構築できる統括プロデューサーともいえます。2級や1級の文書情報管理士で検定される内容をさらに広範にして、応用能力を問うだけでなく、保存性、原本性など文書管理の最重要分野における専門的知識、顧客の現状の課題に対する高い分析能力とコストパフォーマンスの高い解決案を導き出すコンサルティング能力が求められます。
これまでの文書や記録の管理に関する手法は、ほとんどが存在している書類や情報をいかにうまく整理するかに力点が置かれていたのに対し、経営の観点から見た情報の重要性を認識し、どのような情報や記録を残し、活用するかといった、従来にはない視点で文書や記録を取り扱い、管理できる人材を文書情報マネージャーとして認定する。
JIIMAが実施している「文書情報管理士」は、主としてサプライヤとしてのメーカー・ベンダー・サービス業向けの資格として位置づけ、大切な文書情報を取り扱うための最適な手段、技術的な知識力を検定している。
「文書情報マネージャー」は、経営の観点から改めて情報の重要性を認識し、従来にはない視点で文書や記録を取扱い、さまざまな情報を経営に活かす人材に与える資格。
（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会「文書管理用語辞典」より）
電子署名における、署名対象データと署名データの形式の１つ。
署名対象データと独立して、署名データを作成する形式です。署名対象データの形式を問わず、あらゆるファイル形式に署名データを作成することが可能です。分離しているため、それぞれのデータを関連づけて管理する必要があります。
紙文書を減らすことです。今まで紙文書で運用していたタスクを電子データによる運用に変更し、事業所内の紙文書を削減します。新規に発生する文書についてはプリントアウトせずに電子データを利用すること、過去に蓄積された文書についてはスキャニングにより画像データにしたものを利用し、原本使用をなくすことです。
