データの一部が欠落して、完全には元の品質に戻せないように圧縮するデータ圧縮方式のこと。 可逆圧縮と比べると、圧縮率が高いため、よりデータ量を少なくすることができます。
画像の保存においては、非可逆圧縮では圧縮処理の強さによって画質が劣化します。 画像の保存に用いるのであれば、事前に実際に電子化した書類を復元してみて、文字の可読性などの影響が許容できる範囲であることを確かめなくてはなりません。
画像の圧縮に広く利用されているJPEG圧縮は非可逆圧縮です。
規定された保存期間を満了した文書。書庫などに移管された状態の文書。
人が読めるが、コンピュータが内容を識別できるように構造的に作成されていないデータ。案内状、報告書、提案書など人が読むことを主目的に作成された文書や、画像、動画、音声などのデータがこれにあたります。日常業務で作成される文書のほとんどを非構造化データが占めています。
ファイリングシステムを導入する際、対象書類を一覧にした台帳のようなもの。書類をファイル毎にリストアップして分類や、配置場所、ファイル名、保存年限を明確にします。保存年限を満了したファイルを移管する際の道しるべにもなります。
ジェイ・アイ・エムでは、文書調査を行い、ファイリング基準表作成のお手伝いさせていただくサービスもご提供しています。
今あるファイルを、利用したいファイルの形式に変換することです。例えばCSVファイルをEXCELファイルに変換することなどがこれにあたります。
書類の量を表す単位。書類を積み上げたときの高さが1m(メートル）のとき1fm（ファイルメーター）と呼びます。1fmはおよそ10,000枚といわていますが、実際には、紙の厚みや書類に含まれるクリップやホチキスの量などのコンディションによって若干の差異が生じます。
オフィス内で文書の保管に使用する用具。主にオフィスで利用されるのはフォルダー、バインダー、フラットファイル、ファイルボックスの4種類。
データベースにおいて、それぞれのデータ項目に付ける名称のことです。
例えば、顧客の名前の場合、「名前」「氏名」「顧客名」「姓名」などのフィールド名が考えられます。
