e-文書法では、電磁的保存の方法等については主務省令で具体的に定めることとされています。
主務省令における保存の要件の概要において「見読性」は、
必要に応じ電磁的記録に記録された事項を出力することにより、直ちに整然とした形式及び明瞭な状態で民間事業者等の使用に係る電子計算機その他の機器に表示及び書面を作成できる措置を講じていること。
と記されています。要件詳細は各法令により異なります。
出典：「文書の電磁的保存等に関する検討委員会報告書－文書の電子化の促進に向けて－」
(経済産業省「文書の電磁的保存等に関する検討委員会」発行)
コンピュータが内容を識別できるように構造的に作成されたデータ。表計算のデータや、データベースのように列と行の概念を持つデータ。WEBページ制作において検索エンジンが認識しやすいようにタグ付けを施したコード体系で作成したデータをさします。
メインフレームデータからSJISデータへの変換など、文字コードの種類を異なる文字コードに変換すること（漢字コードは漢字コード同士、1バイトコードは1バイトコード同士の変換となります）。
データのアクセス頻度による分類の1つ。ほとんど利用することがないが、保存が必要なデータを「コールドデータ」と呼びます。
⇔ホットデータ
税法の規定により保存しなければならないことが定められている書類のことです。
例えば棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、請求書、契約書、領収書などがあります。
税法の規定により備え付け・保存しなければならないことが定められている帳簿のことです。
例えば総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などがあります。
電子帳簿保存法における国税関係帳簿と国税関係書類の総称。
組織における文書の分類を表す用語。
「個人文書」は個人の机の引き出しに保管されているなど、個人のスペースで保管しており、組織内で共有されていない文書をさします。
「共有文書」は共有フォルダーなどで保管されていて、組織内で共有できる文書をさします。
メモの段階の個人文書や作成段階の文書は、「個人文書」に区分する必要がありますが、決裁や提出により、完成段階になった文書は「共有文書」に区分するべきです。
また、どの情報が最終版なのかを明確にするために版管理も重要です。
フォルダーと同じ。
