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文書管理規程

担当者による判断の違いによって文書の廃棄や保管の状況にばらつきがでないように、文書の管理について定める全社統一のルール。文書管理がこうあるべきだという概念的な原則をさだめる「文書管理規程」、「文書管理細則」、「文書保存年限表」などの上位規程　と、上位規程を図解などして分かりやすく解説・補足説明した「文書管理ガイドライン」、実務に合わせて書き下ろした「マニュアル」などの下位規定の2段階に分けて規定すると管理がしやすくなります。
上位規程は、ISO認定取得などの過程で作られていることが多いですが、それだけでは内容が抽象的過ぎて全社レベルで実務に浸透させるのには無理があります。文書管理ガイドラインやマニュアルで、分かりやすく周知徹底させることが、文書管理を永続的にする鍵となります。

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