文書管理・スキャニングのことならジェイ･アイ･エム

お客さまのご要望、目的

• 自社の書庫センターに過去から保管していた大量の機密文書があり、スペースと保管費用がかさんでいるので、廃棄をしてコストダウンを図りたい。
• 廃棄は焼却処理や埋め立て処理ではなく、｢溶解処理｣を採用することで古紙再生紙を自社で再購入し、エコに貢献したい。
• 保管している機密文書は、廃棄しても良い紙文書と、そのまま保管すべき紙文書が混ざっている場合があるので、的確かつ正確に仕分をして欲しい。

ジェイ・アイ・エムが実施した内容

1. 調査、コンサルティング
2. 協業企業選定のご支援
3. 機密文書の整理、仕分作業の体制・スケジュール構築、マニュアル作成
4. オンサイト(お客さま書庫センター)による機密文書の整理、仕分の人員派遣(管理者含む)
5. 文書フォーマットの台帳、リストの作成
6. 溶解処理業務請負（ジェイ・アイ・エムが契約している溶解処理会社へ委託、溶解証明書発行）

実施時期

2009年春～

コンサルティングサービスによる成果

1. 書庫スペース削減により、機密文書の保管費用を大幅削減。
2. 廃棄すべき紙文書、残すべき紙文書の仕分が正確におこなうことができた。
3. 溶解処理の最終委託先が古紙再生紙メーカーでもあり、ダンボールとして再生でき、お客さまが自社購入することで、紙資源のリサイクル化が実現。
   →企業のエコ貢献活動としてCSR、IR活動などの報告に反映。
4. 書庫の空いたスペースを今後の新たな収益源としてご検討中。

お客さまの声

弊社の書庫センターにはグループ本社と関連会社の紙文書が大量に保管されておりました。種類も膨大で、それぞれを種類別、年月別などに分けてダンボールに梱包して保管しておりましたが、どの紙文書も重要機密文書であり、また、法定保管期間も紙文書ごとにまちまちであることから、紙文書を整理する作業時間がないまま、次々に入庫が続いたために、遂には2009年になった時点では書庫スペースに余裕がない状況になっておりました。

そこで、長年、マイクロフィルム作製等で機密情報を含めた委託実績があったジェイ・アイ・エムさんに｢ドキュメント診断サービス｣による課題解決をお願いすることにしました。

ジェイ・アイ・エムさんのスタッフが複数回、現地調査に来られ、オンサイトによる作業の提案やマニュアル作成等を的確にしていただいたため、実作業は大変スムーズに、かつ短期間で終えることができ、大変感謝しております。

整理が済んだ機密文書は廃棄処理するわけですが、今回はジェイ・アイ・エムさんを窓口に溶解処理もお願いすることで機密データの管理を徹底することにしました。溶解処理実施を最終的に委託した会社 (ジェイ・アイ・エム再委託先)では、古紙再生紙製造業務も手掛けているため、同社が製造した再生ダンボールを再購入することによって、紙文書発生→活用→保管→再生→再利用という紙の循環サイクルが実現しました。

企業としてのエコ貢献活動の一環にもなりますので、弊社のCSR活動におけるさまざまなご報告の場面、各種報告書等を通じて本件をアピールしていくということで社内連携をしております。

今後は、廃棄によって生まれたスペースを有効活用して、社内のコスト削減や新たな収益機会獲得につながるような書庫利用について多岐にわたり検討しております。