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目次

• スキャニングとは
• スキャニングの手順
• スキャニングの効率的なやり方
• 手間のかかるスキャニング作業はおまかせください
• 会社によってスキャニング価格に差があるのはなぜか
• お見積り作成に必要な情報

スキャニングとは：DXの第一歩

スキャニングとは、紙文書や写真などの物理的な原稿を電子データに変換することです。スキャナーや複合機を使用して行われ、オフィスでの文書管理を大きく変えています。スキャニングにより、紙文書がPDF、TIFF、JPEG、XDWなどのデジタルフォーマットに変換され、保管や共有が容易になります。
現代のオフィスでは、スキャニングは日常的な業務となっており、紙文書のデジタル化によって、情報のアクセス性が大幅に向上しています。電子データは物理的なスペースを取らず、保管や検索が容易で、迅速な情報共有を可能にします。これにより、業務の効率化だけでなく、ペーパーレス化による環境への配慮も実現できます。
スキャニングは、DXの第一歩として、重要な役割を担っています。紙ベースの文書管理からデジタルベースへの移行は、企業の持続可能性と競争力を高めるための鍵となります。

・スキャニングによる具体的なメリットについては、｢スキャニングのメリット｣のページで詳しくご紹介しています。ぜひご覧ください。

スキャニングの手順：紙文書がデジタル化されるまでの流れ

スキャニングは、紙文書をデジタル化する際の重要なステップです。スキャニングはどのように行われるのか、一般的なスキャニングの手順をご紹介します。

1. ファイルから書類を取り出し、ホッチキスやクリップ、付箋をはずす
2. 角や向きを揃えて、スキャナーにセットする
3. 変換したいデータ形式（PDF、TIFF、JPEG）を選択する
4. 色（カラー、モノクロ）や解像度（200dpi、300dpi…）を選択する
5. スキャニング後の画像データの保存場所を指定する
6. 読み取り面を指定する
7. スキャニング開始
8. スキャニングが終了したら書類を取り出す
9. スキャニングした画像データにスキャニングもれがないか、折れや曲がり、汚れがないか1枚ずつ確認する
10. スキャニングもれや折れ・曲がり・汚れがあったら、スキャニングし直して画像を差し替える
11. 画像データが上下さかさまになっていたり、向きが違っていたりするものは修正する
12. 画像データの名前を管理しやすい名前に変える
13. 画像データに問題がなければ、書類はホッチキスやクリップをしてファイルに戻す、または不要であれば廃棄する

スキャニング作業のコツ

社内で紙文書の電子化を推進されているお客さまから、「自社でスキャニングをやっているが、あまり進まない」というご相談を受けることがあります。
スキャニング作業のコツをご紹介します。

スキャニングのコツ＜その１＞
工程ごとに分業する

スキャニング作業にはたくさんの工程があるため、工程ごとに分業するとやりやすいです。

スキャニングする書類がたくさんある場合は工程ごとに複数人で作業することが望ましいですが、作業される方が少ない場合、またはおひとりでやらなければならない場合も、工程ごとに書類をまとめておこなうと効率よく作業を進めることができます。

スキャニングのコツ＜その２＞
作業する時間をあらかじめ決めておく

スキャニングの作業だけをまかされているのなら問題ありませんが、本来の業務とかけもちの場合はスキャニングが進まないことが多いようです。
かけもちでスキャニングされる場合は、時間や期間をあらかじめ定めた上で実行します。
さらに周知しておけば、他の業務を依頼されることが抑制されたり、他の方が複合機を使用する時間を考慮してくださったりする効果もあります。

スキャニングのコツ＜その３＞
ファイル名付与のルールを決めておく

自社でスキャニングされているお客さまが、特に問題にされているのが「ファイル名のつけ方」や「ファイルの格納場所」です。
例えばファイル名のつけ方のルールがない場合、ファイル名がバラバラで検索しづらかったり、ファイル名が重複したり、何のファイルかわからなかったりします。ファイル名のつけ方のルールをあらかじめ策定しておくことが重要です。

スキャニングのコツ＜その４＞
フォルダ階層のルールを決めておく

また、ファイルを格納するフォルダ階層もルールがないと、階層が深くなってしまって見つけにくくなってしまったり、どこにあるか分からなくなってしまったりします。どこに格納するのか、階層は何階層目までとするかなど、あらかじめ決めておくと検索や管理がしやすくなります。

業務の流れや構造が決まっている場合は、あらかじめフォルダ階層が構成された空フォルダを用意しておくと効率的です。

空フォルダ例

営業の顧客フォルダの場合、以下のような空フォルダのセットを作成しておき、新規の取引先が発生したらフォルダごとコピーして使用します。

スキャニング作業における外部委託の効果

スキャナーが進化したことで利便性や処理スピードが上がったとしても、スキャニングするにはやはり手間がかかるものです。
まして、スキャニングしなければならない書類が大量にあったり、専用のスキャナーではなく皆さんが共有で使用している複合機しかなかったり、複合機や卓上スキャナーではスキャニングできないサイズのものだったり、契約書のような袋とじのものだったりしたら、なおさら困難です。

手間のかかるスキャニング作業は、スキャニング代行会社にご依頼ください。

スキャニング代行会社に委託する効果

スキャニング専門業者に委託すると下記のような効果が得られます。

社員の方がスキャニング業務をおこなっている場合

• スキャニング業務の手間がなくなり、本来の業務に注力できます。
• 限られた人財をコア業務に集中させることができます。
• 社員の方にかかっていたコストがなくなります。

スキャニング業務のために臨時社員を雇用している場合

• 勤怠管理や給与管理などさまざまな労務処理がなくなります。
• 人員調整のための採用業務がなくなります。
• 指導・教育のための時間が不要になります。
• 急な離職への対応が不要になります。

その他にも、
専門的な知識やスキルを持っているので、ノウハウや経験、最新のIT技術により、スピーディかつ、高品質なデータを作成できます。
機材の運用費などのコスト削減も見込めます。

スキャニングは、紙文書をデジタル化する際に非常に有効ですが、大量の文書を扱う場合、この作業は時間と労力を要するものとなります。特に、ビジネスの中核を担う業務に集中したい企業にとって、スキャニング作業は貴重なリソースを消費する可能性があります。
当社では、このような手間のかかるスキャニング作業を代行するサービスを提供しています。専門のスキルと最新の技術を駆使し、効率的かつ高品質なスキャニングを実現します。これにより、お客さまは本来の業務に専念することができ、業務の効率化を図ることが可能となります。

・スキャニング代行サービスの詳細については、スキャニングサービスページをご覧ください。お客さまのニーズに合わせた最適なソリューションをご提案いたします。

スキャニング価格の違い：サービス内容と費用の関係

スキャニングサービスを提供する会社によって価格に差が生じる理由は、サービスの内容と費用構成にあります。
スキャニングは単に紙文書をデジタル化する作業だけではなく、その前後のプロセスにも様々な作業が含まれます。これらの作業は、スキャニングの品質や効率に直接影響を与え、結果として価格に反映されます。
スキャニングの価格には、以下のような要素が含まれることが一般的です。

1. 紙文書の引き取りや返却の運搬費用
2. 紙文書の整理や前処理の手間
3. スキャニング作業自体の費用
4. 画像データの品質検査費用
5. ファイル名の設定費用
6. 格納するメディアの費用
7. スキャニング後の書類の整理費用（廃棄であれば廃棄費用）
8. 書類の返却・成果物ご納品の運搬費用
9. 全体の作業進捗管理費用

　
これらの付随作業がどの程度かかるか、お客さまの書類の状態がどのようなものかにより、スキャニングの価格は変動します。また、お客さまのニーズに合わせたカスタマイズが必要な場合、価格はさらに異なることがあります。
表示されている価格には、付随する作業項目がどの程度含まれるかを、あらかじめ確認することが重要です。

スキャニングサービスの標準価格については、標準価格パッケージのページをご覧ください。
お客さまの要望に応じた最適なプランをご提案いたします。

お見積りのために必要な情報：スムーズなスキャニング計画のために

スキャニングサービスのお見積りを依頼する際、初めての方はどのような情報が必要か、また、どのような質問をすればよいか迷うことがあるかもしれません。また、具体的な計画がまだない場合でも、概算費用を知りたいというニーズはよくあります。ここでは、お見積り作成に必要な基本情報をご紹介します。
お見積りには、以下のような情報が役立ちます。

1. スキャニング対象の紙文書の種類

   （契約書、見積書、マニュアル、図面など）

2. 紙文書のサイズ

   （A4～A3、A2など）

3. 紙文書の量

   （枚数やキャビネットの数、ダンボール箱の数など）

4. スキャニングの希望期間

   （いつまでに完了させたいか、など）

5. 電子データの使用目的は何か

   （業務を効率化したい、情報を共有したい、災害対策したい、ペーパーレス化したい、など）

これらの情報を提供いただくことで、より正確で迅速なお見積りが可能となります。
まだ具体的な計画がない場合でも、お気軽にご相談ください。お客さまのニーズに合わせた最適なプランをご提案いたします。

スキャニングサービスのお見積り依頼は、こちらのお見積り依頼ページからどうぞ。お客さまのご要望に応じたサービスをご提供いたします。