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資料をやみくもに外部倉庫に出さない

移転までの期間が短く、資料を外部倉庫に移管するという“暫定的な処置”をとってしまうと、こんな問題が発生します。

有益な情報を埋もれさせないために電子化を推奨します。

タイミング別電子化手法

移転まで時間がある場合（移転まで1年～半年くらいの期間がある場合）

移転まで時間がある場合は以下の流れでおこないます。

1. 何を電子化すべきか、電子化の費用対効果を考慮し、対象の資料を選別します。

   1. 各部における「電子化したい資料」について、その資料ごとに、利用状況、保管状況、運用ルール、保存期間、新規発生状況等をお伺いします。あわせて各部のご要望をお伺いします。
   2. 部署ごと資料ごとに電子化の優先順位をランク付けし、ランクごとに資料の数量を計測します。
   3. 電子化の優先順位ランク別に概算費用をお見積りします。
   4. 概算見積した費用にもとづき、どのランクのものを電子化するか決定していただきます。

2. 電子化するものが決まったら、電子化の最終仕様を決めます。

3. 作業計画を策定し、計画にそって電子化をおこないます。

移転まであまり時間がない場合（移転まで半年～3カ月くらいの期間がある場合）

「電子化の費用対効果を考慮して選別」までする時間はないが、「電子化したら廃棄できる」という判別はできるくらいの期間が移転までにある場合は以下の流れでおこないます。

1. 各部で「電子化したら廃棄できるもの」を選別し、マーキング（シールで目印など）していただきます。

2. 各部の電子化の数量を計測します。

3. 電子化の概算費用をお見積りします。

4. 電子化するものが決まったら、電子化の最終仕様を決めます。

5. 作業計画を策定し、計画にそって電子化をおこないます。

移転間近の場合（移転が来月・再来月にせまっている場合）

電子化したら廃棄できるかどうか判別する時間もない場合や、保存期間や廃棄基準がわからない大量の資料がある場合は以下の流れでおこないます。

1. 資料を一旦すべてお預かりします。

2. お預かりした資料から文書リストを作成します。

3. 文書リストを提示します。リストから外部倉庫に移管するもの、廃棄するもの、新オフィスに移管するもの、電子化を希望するものに振り分けていただきます。※移転後に実施

4. リスト上の振り分けが決定したらそれぞれ以下の処理をおこないます。

   1. 廃棄：廃棄文書リストを作成し、ご納品。資料は廃棄します。
   2. 外部倉庫移管：移管リストを作成し、ご納品。資料は返却いたします。お客さまにて対象資料を倉庫移管していただきます。当社提携の外部倉庫へ移管することも可能です。
   3. 新オフィスに移管：資料は返却します。
   4. 電子化：電子化後の利用目的などを確認し、仕様を決め、電子化をおこないます。

スキャニングセンターの設置

計画にもとづき、対象の資料を引き取り、当社センターにて電子化をおこないますが、移転まで半年～1年くらいの期間がある場合は、ご要望によりお客さま先にスキャニングセンターを設置することも可能です。

お客さま社屋の空いている会議室等に、スキャナと専任スタッフを派遣し、スキャニングセンターを設置。
電子化する資料を持ち込みいただき（または取りにうかがい）、電子化を進めます。

1. 部門ごとに電子化実施スケジュールを策定します。
2. 電子化をおこなう週の前の週に、対象の部門へ訪問し、対象資料の確認や電子化の仕様のヒアリングをします。
3. 電子化をおこないます。
4. 電子化したデータはご希望媒体に格納し、ご納品。部門で検収していただきます。
5. 資料を返却します。